Путь стройки · 7

Канцелярия и Бухгалтерия: бумаги компании в одном месте

Приказы, доверенности, подписанные акты, договоры, журналы, бланки - в Канцелярии; первичка, счета и долги поставщиков - в Бухгалтерии. Вместо разбросанных кусочков: документ заводится один раз, а его номер и дата дальше сами подставляются в акты и бланки. Вся макулатура хранится на коробочке компании и открывается только со входом.

есть, работает частично нет, строить решает человек

Приказы

руководство · Канцелярияесть
  • «📜 Приказы» → «+ Приказ»: о назначении начальника участка с полной материальной ответственностью - PDF на бланке компании, к нему вторым документом договор о ПМО.
  • Комплект материальной ответственности: приказ о назначении МОЛ, договор о полной индивидуальной МО (паспорт, адрес, телефон - из Кадров) и акт приёма-передачи того, что у него уже на руках или выдаётся со склада.
  • Свой сквозной номер приказов компании. Номер и дата сами ложатся человеку в «Специалисты», должность - в Кадры; дальше акты пишут «на основании приказа № … от …». Отмена приказа откатывает всё обратно.
  • Подписанный - «📎»: скан в архив приказов.

Доверенности

руководствоесть
  • «✍ Доверенности»: реестр со сканами, номер и дата - в «Специалисты» представителя, в актах он «действующий на основании доверенности № …».
  • Доверенность М-2 на получение ТМЦ печатается: паспорт - из Кадров, руководитель и главбух - из матрицы подписантов.
  • В «Специалистах» на доверенность сослались, а самой бумаги нет - горит светофор.

Подписанные акты

МИХАЛЫЧ · Канцелярияесть
  • «📦 Акты передачи» - все акты МИХАЛЫЧА: кто, кому, что, подписан или нет.
  • Скан подписанного - «📎 Подписанный» или просто во «Входящие»: Разбирайка узнаёт акт по номеру и фамилии и подшивает сама, копия ложится в архив по компании и участку.
  • Не подписан больше 3 дней - светофор. Акт поправили после подписи - «переподписать».

Договоры, письма, ОТ и ТБ

все, у кого есть доступ к Канцеляриичастично
  • Договоры и письма - сканы во «Входящие», Разбирайка определяет тип и кладёт в нужный раздел Канцелярии.
  • «ОТ и ТБ»: журналы инструктажей (провести, люди расписываются стилусом, печать за период) и акты о нарушениях из фиксаций Большого Брата.
  • Кадровые документы видны только с правом на паспортные данные.
ЕстьРазделы, сканы, журналы инструктажей, акты ТБ.
НетРеестра Канцелярии со сроками действия и связями: какой договор к какому объекту и до какого числа.

Бланки

руководство · WiTechесть
  • «🎨 Конструктор бланков»: акты, приказы, договоры, журналы на шапке компании. Общий бланк компания не портит - правит свою копию.
  • В свойствах текстовой рамки видно, какие в ней переменные и что они значат («{{receiver_line}}» - принимающая сторона с основанием); превью заполняется примерами.
  • Кто подписывает документ - матрица подписантов («👥 Подписанты» на странице журнала или акта), у компании целиком и по участкам.
деньги

Бухгалтерия

бухгалтерия · снабжение · руководствочастично
  • «📊 Сводка»: первичка на разборе, накладные в архиве с неоприходованными строками, сколько мы оплатили и не получили, просроченные заявки.
  • «🧾 Первичка» - накладные, УПД, счета и акты из «Входящих»; разбор - по-прежнему в карточке документа.
  • «🔴 Просрочено», «💸 Долги поставщиков», «💳 Счета поставщиков» одним списком - то же, что в «Заявках», собранное для бухгалтера.
  • «🧮 Сверка» - работа цифрового сотрудника МарИИи: каждую накладную из архива она построчно сличает с приходами. 🔴 строка не оприходована, оприходовано не на ту сумму, что на бумаге (как есть или на НДС 22%), марка на складе не та (А500С ≠ А500СЕ), приход исправили или удалили после оприходования, итог накладной не сходится; 🟡 мелочи - кол-во округлилось до сотых, сумма строки прочиталась криво (итог при этом сходится), приход без бумаги. МарИИя ничего не правит: разобрались - «Разобрался» с причиной («довезут», «докупили отдельно», «списали»). Расхождения - в светофор, находки - в Кейс.
  • «🔄 Переоприходовать» - у накладной в «Сверке» и в её карточке во «Входящих»: то же окно прихода, заполненное тем, что сейчас на складе по этой накладной. Поправили по бумаге кол-во, цену, позицию - правки ложатся в те же приходы (акты МИХАЛЫЧА, «Откуда пришло» и история целы, каждая правка - звено в «🔗 Цепочке»), пустые строки - оприходуются остатком, ✕ - убрать приход. В минус склад не уведёт; у инструмента и СИЗ кол-во тоже правится (добавить - заведутся единицы, уменьшить - уйдут свободные, выданные не тронет), сменить позицию - в «Инструментах». МарИИя сразу пересверяет.
  • НДС: контора на ОСНО - в приходе цена без НДС. В окне прихода «Цены в накладной: без НДС / с НДС 22% / 20% / 10% / 7% / 5% / поставщик без НДС» (7% и 5% - упрощенцы с НДС) - Разбирайка ставит сама по итогам накладной, ставку узнаёт по паре «без НДС / с НДС», вбивайте как на бумаге. МарИИя сверяет по любой из этих ставок; если в «сумме строки» прочиталась колонка «Сумма НДС», это не расхождение. Старые приходы, легшие по цене с НДС, МарИИя подсвечивает 🟡 - «🔄 Переоприходовать» с «с НДС 22%».
ЕстьСводка, первичка, долги и счета поставщиков, сверка накладных с приходами (МарИИя).
НетИсходящих счетов заказчикам - «Нам должны».

Что достроить

  1. Исходящие счета: от какого нашего юрлица, покупатель по ИНН, позиции, НДС, основание - договор из Канцелярии, PDF на бланке, отметка «оплачен».
  2. Реестр Канцелярии: сроки действия договоров и доверенностей, кому что подходит к концу, связи с объектами.
  3. Другие виды приказов и кадровые документы по образцам компании.

Правило: бумага заводится один раз. Номер приказа или доверенности дальше подставляется сам, а подписанный скан находит своё место без секретаря.

Обновлено 14.10.2026